Der Unternehmerblog
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Ein Projekt managen bedeutet die Abwicklung eines einzelnen Projektes, und zwar von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Im Gegensatz zum laufenden Betrieb eines Unternehmens ist ein Projekt immer ein einmaliger, vom Alltagsgeschäft losgelöster Vorgang. Innerbetrieblich kann es durchaus Bestandteil einer Kette von Arbeitsabläufen sein. Als ein Projekt wird es jedoch separiert, also herausgenommen und eigenständig bearbeitet. Das abgeschlossene Projekt kann anschließend wieder dort integriert werden, wo es temporär herausgelöst wurde. Doch bis dahin ist es noch ein weiter Weg; denn das definierte Projekt muss, wie eingangs formuliert, erfolgreich gemanagt werden.

Projektleiter und Projektmitarbeiter

Der Projektleiter und sein Team, die Projektmitarbeiter

Personell besteht das Projektmanagement aus der Leitung und ihrem Team. Je nach Art und Umfang des Projektes wird es von einer oder von mehreren Personen geleitet, vergleichbar mit der Geschäftsführung in einem Unternehmen. Der Projektleiter vertritt das Projekt sowohl mit Wirkung nach innen, also gegenüber seinen Projektmitarbeitern als auch nach außen. Hier liegt es an der individuellen Absprache, ob sich die Außenvertretung ausschließlich auf die Unternehmensleitung als Projektträger bezieht, oder auch auf außenstehende Dritte. Das Projektteam ist dem Projektleiter arbeitsmäßig und fachlich unterstellt. Vielfach handelt es sich um ausgesuchte Mitarbeiter, die sich freiwillig für das Projekt zur Verfügung stellen. Arbeitsrechtlich bleibt alles unverändert. Die Projektleitung übernimmt keinerlei Arbeitgeberfunktion, sondern eine ausschließlich fachliche Weisungsbefugnis.

Vom Projektleiter wird eine hohe soziale Kompetenz erwartet, denn er muss das Projekt und die zwangsläufig damit verbundenen Divergenzen im persönlichen sowie sachlichen Bereich koordinieren, buchstäblich managen. Der Projektträger als sein Vorgesetzte und Auftraggeber erwartet von ihm ausschließlich eine positive Vollzugsmeldung, also ein erfolgreiches Projektmanagement. Der Weg dorthin interessiert wenig, hier hat der Projektleiter weitgehend freie Hand.

Das Projekt von der Definition bis zur Präsentation

Ein Projekt zu planen ist ebenso interessant wie aufwändig. Geplant werden muss muss in zeitlicher Hinsicht, also von Anfang bis Ende, aber auch personell, strukturell und organisatorisch. Die Mannstunden bestimmen ganz wesentlich den erforderlichen Personaleinsatz in Bezug auf die Zahl der Projektmitarbeiter und deren Zeitaufwand. Je genauer und realistischer ein Projekt geplant wird, umso erfolgreicher kann seine Umsetzung gestaltet werden.

Während im günstigsten Falle der Projektleiter schon an der ersten Stufe, der Definition mit beteiligt wird, trifft das auf die Projektmitarbeiter vielfach nicht zu. Sie werden meistens anschließend benannt, wenn es darum geht, den geeigneten Mann für den passenden Platz im Projekt zu finden. Planung, Durchführung und Abschluss inklusive der Präsentation sind die weiteren Projektabschnitte. Während das Team punktuell an dem Projekt arbeitet, hat der Projektleiter das große Ganze im Auge. Er muss die einzelnen Projektabschnitte nahtlos aneinanderfügen, miteinander verknüpfen und vernetzen. Eine seiner wichtigen Tätigkeiten ist das Berichtswesen. Er informiert laufend nach oben hin, also zum Projektträger über den Projektstand, und zeitgleich sichert er den Informationsfluss innerhalb des Projektteams. Beides ist gleichermaßen bedeutend, er kann weder das eine noch das andere vernachlässigen.

Mut zur Entscheidung – der Projektabbruch

Im Verlaufe des Projektes können Situationen eintreten, die eine erfolgreiche Beendigung des Projektes kaum ermöglichen, oder unmöglich machen. Der Projektmanager ist derjenige, der diese Situation als erster erkennt, denn er hat den Gesamtüberblick. Sofern er die uneingeschränkte Kompetenz für das Projekt hat, ist er auch für die Entscheidung über einen Projektabbruch zuständig und verantwortlich. Er wird das kaum ohne Abstimmung mit dem Projektträger tun. Aber gegenüber dem Projektteam gilt sein Votum, ob das Projekt erfolglos abgebrochen, oder erfolgreich fortgeführt wird.

Auch weil damit immer personelle und finanzielle Konsequenzen verbunden sind, ist das Anforderungsprofil an den Projektleiter in Bezug auf Verantwortung, soziale Kompetenz und Entschlussfreudigkeit umso anspruchsvoller.

Wer eine Firma leiten möchte, sollte möglichst ein Teamplayer seiner Mitarbeiter sein, über ein gewisses Einfühlungsvermögen und über Teamfähigkeit verfügen. Die Entscheidungen, die man als Leiter einer Firma treffen muss, sind so komplex, dass sie kaum noch überschaubar sind.

Probleme eines Firmenleiters

Der Firmenleiter muss sich mit Problemen auf der sachlichen Ebene befassen. Hierzu gehören rechtliche Konsequenzen im Zusammenhang mit der neuen Produkthaftung oder die Entwicklung von Technologien, die sich wechselseitig beeinflussen. Weiterhin hat die Firmenleitung mit ständig wechselnden Verbrauchergewohnheiten zu tun. Die meisten Aufgaben eines Firmenleiters sind auf der Beziehungsebene angesiedelt. Beziehungen sind das Steuerelement der Firma. Führungskräfte müssen lernen, mit Situationen zurechtzukommen, in denen sie nicht nur befehlen können. Die Firmenleitung hat eine auslotende, moderierende, improvisierende, probierende und vermittelnde Funktion. Der Leiter einer Firma ist in seinen fachlichen Fähigkeiten weniger Spezialist, sondern eher Generalist. Die Arbeit eines Firmenleiters besteht zu etwa 80% aus kommunikativen Prozessen.

Aufgaben der Firmenleitung

Zu den wichtigsten Aufgaben zählen sach- und personenbezogene Entscheidungen: z. B. müssen lohnende Ziele erkannt, definiert und durchgesetzt werden. Weiterhin sind Entscheidungen zu treffen, die Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren, Aufgaben zu delegieren und zu koordinieren. Ferner sind die Arbeitsprozesse zu kontrollieren und das Unternehmen in der Öffentlichkeit zu repräsentieren. Hierzu kann auch eine Unternehmensberatung hinzugezogen werden, die durch einen neutralen Blick von außen, viele dieser Prozesse optimieren kann. Beratungen finden unter anderem in den Bereichen Marketing, Organisation und Personalentwicklung , EDV sowie bei produktionstechnischen Abläufen statt.

Zudem sollte man als Firmenleitung über folgende Kompetenzen verfügen:
a) Leitungskompetenz: Sie ist die Fähigkeit, in der Unternehmensführung komplexe Zusammenhänge zu verstehen, Visionen zu entwickeln, dynamische Prozesse nachvollziehen zu können und daraus für unternehmerisches Handeln Konsequenzen abzuleiten.
b) Führungskompetenz: Dies ist die Fähigkeit, Menschen zu führen, mit ihnen umzugehen. Zur sozialen Kompetenz gehört auch die Fähigkeit, in akuten Konflikt- und Krisensituationen handlungsfähig zu bleiben. Dazu gehört auch die Fähigkeit zuzuhören und auf Menschen einzugehen. c) Prozess-Kompetenz: Dies ist die Fähigkeit, Informationsprozesse, Entscheidungsvorgänge und Arbeitsschritte sorgfältig auf das Aufnahme- und Lernvermögen von Menschen und Gruppen abzustimmen.
d) Persönlichkeit: Sie ist offen, ehrlich und glaubhaft, wird akzeptiert, vertraut sich selbst und begegnet Konflikten mit Zivilcourage.

Führungstechniken

Zu den bekanntesten Führungstechniken zählen:
– Führen durch Zielvereinbarungen (Management by Objectives),
– Führen durch Delegation von Aufgaben (Management by Delegation) und das
– Führungshandeln nur im Ausnahmefall (Management by Exception).

Die verschiedenen Führungsstile: Beim autoritären Führungsstil hat nur der Vorgesetzte das Sagen. Er hat als einziger den Überblick über Ziele und Aufgaben. Er gibt die Arbeitsziele vor, teilt die Aufgaben und Tätigkeiten den Mitarbeitern zu und bewertet die Arbeitsleistung der Mitarbeiter aufgrund eigener Maßstäbe. Unterformen des autoritären Führungsstils sind der despotische-, der patriarchalische- und der pädagogische Führungsstil. Beim demokratischen Führungsstil hat der Vorgesetzte geliehene Macht, die er so lange behält, wie er den Mitarbeitern sein Verhalten einsehbar begründen kann. Die Mitarbeiter werden mehr oder weniger stark in die Entscheidungsprozesse einbezogen. Unterformen des demokratischen Führungsstils sind der partizipative-, der partnerschaftliche Führungsstil sowie selbststeuernde Arbeitsgruppen. In der Praxis gibt es allerdings kaum einen Vorgesetzten, der nur einen Führungsstil in reiner Form immer und überall in Führungsverhalten umsetzt. Die äußeren Umstände im Unternehmen machen eine relativ flexible Führung mit vielen Variationen nötig. Partizipative und partnerschaftliche Führungsstile werden unter dem Oberbegriff kooperative Führung als bestmöglicher Kompromiss und damit als geeignetste Form der Führung angesehen. Führungskräfte sollten sich und ihre Mitarbeiter nicht als „Einzelkämpfer“ verstehen, sondern als Teile von Arbeitsgruppen oder Teams. Führungskräfte müssen die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter richtig erkennen, ihre Motivation fördern und ihnen so viel Eigenverantwortung wie möglich übertragen. Die Mitarbeiter sind in der Regel die eigentlichen Fachleute mit dem nötigen Spezialwissen.